EndNote

Hvordan kan du dele dokument 

1. Word - Onedrive (Innsia.uia.no, Office.com) - eller via TEAMS (som også er en del av Onedrive/Sharepoint). Se ellers mer informasjon fra Microsoft om samarbeid på Word, eksempel
2. Google docs. Se mer om bruken av EndNote og Google Docs

Dele EndNote bibliotek, eller grupper av kilder

Merk: Ikke del et EndNote bibliotek via "skybaserte" løsninger som Onedrive, iCloud, Dropbox eller lignende! Se "The little EndNote how to book" kap 7, s. 85-

EndNote har mulighet for å dele kilder i grupper med andre brukere  (Alternativt kan du dele hele biblioteket ditt med andre brukere, se nedenfor)

Å dele hele biblioteket gir flere muligheter, blant annet å dele PDF'er tilhørende kilden. Det er er også "enklere" å administrere, enn om man kun velger å dele en eller flere grupper av kilder

(Merk at det er også mulig å eksportere kilder til en annen bruker via Word,dokument kommando Export traveling library, alternativt eksport av utvalgte kilder fra EndNote biblioteket, File > Export. Lagre filen med RIS outputstyle. Denne filen kan importeres i et annet bibliotek)

Forutsetninger er at biblioteket til brukere som deler og får delt kilder er synkronisert mot EndNote Online (web)

Kommandoer:

Dele bibliotek: File - Share. 

Angi brukers epostadresse (den epost adressen som er knyttet til brukers EndNote web(online) konto)

Bruker som får delt bibliotek, vil deretter motta en epost og må akspetere invitasjonen

Åpne et bibliotek som du har fått delt: File - Open Shared library (Merk: Du må først akspetere invitasjonen før biblioteket kan åpnes, se ovenfor)

Kildene kan brukes i Word. Åpne det delte biblioteket (lukk ditt eget). Skal du sende treff fra søk i baser til det delte biblioteket lukk først ditt eget og åpne det delte biblioteket

Dele kilder i en gruppe: Share group (Se merknader nedenfor)

Om man velger kun å dele Grupper av kilder: Merk

Dersom du har fått dele grupper av kilder, og disse skal brukes i Word gjør følgende:

Aktiver kildene for bruk i Word via EndNote web , logg på Velg Organize og Other's group. Hak av for bruk i Word (Cite while you write)

Når du skal velge å sette inn kilder fra delt gruppe, velg Insert citation som vanlig, men sørg for å søke i Shared group. EndNote vil da søke etter kilder fra alle dine delte grupper. 

Se eventuelt videodemonstrasjon nedenfor

Figur: EndNote web, Klargjøre kilder for bruk i Word fra delt gruppe. Se Organize > Other's Groups - Hak av for Cite while you write

Figur: I Word, velg Insert Citations - søk etter kilde i delt gruppe, klikk Find

Videodemonstrasjon:

• Delt gruppe med kilder og bruk i samarbeidsdokument Word, tid:00:00-2:56
• Delt bibliotek og bruk kilder i samarbeidsdokument Word, tid: 2:59

Merk:

Det er ikke nødvendig å dele bibliotek (eller grupper av kilder) for å skrive sammen på et dokument

Et Word dokument som inneholder kilder som er formaterte vil inneholde all informasjon om kilden (Traveling library).

Kilder som du ikke har i eget bibliotek vil kunne eksporteres fra Word dokumentet til ditt EndNote bibliotek. 

Settes kildene uformaterte (av og til er det nødvendig) - må kildene finnes i brukers bibliotek for å kunne bli formaterte

Eksportere kilder fra et bibliotek til et annet:

1. Merk kilder som skal eksporteres
2. Kommando File > Export
3. Angi navn og plassering. HUSK output style: Refman RIS
4. Filen lagres som en .txt fil
5. Send filen på epost til bruker som skal importere kildene

I biblioteket som skal importere kildene

1. I ditt EndNote biblitoek, velg kommando: File - Import
2. Velg filen og import option RIS
3. OBS dersom dette ikke fungerer i MAC; endre filendelsen på filen til.ris  og dobbeltklikk på filen (skal normalt åpnes i EndNote biblioteket om du har dette åpent). Dersom filen ikke åpnes i EndNote kan du forsøke å  dra deretter filen over i EndNote doc'en (Du må ha ditt ENdNote bibliotek åpent). For alltid å åpne RIS filer med EndNote, kan du sette dette som standard: Høyreklikk på filen, Velg vis info (Get infor) - velg program for å åpne filen med.

Figur: Import option RIS format (Windows)

Merk at tilhørende PDF'er knyttet til kildene ikke blir med dersom denne metoden brukes.

Ønsker du at din medbruker også skal få tilgang til disse, bruk alternativt metode; lage et Compressed library (samme metode som brukes for å ta backup/sikkerhetskopi av ditt bibliotek)

Dele et Word dokument via OneDrive/TEAMS (Office.com/innsia.uia.no)

1. Opprett et dokument og lagre i OneDrive. Logg på innsia.uia.no - alternativt Office.com. Dersom du bruker din UiA konto logger du på med ditt brukernavn etterfulgt av @uia.no
2. Del filen med andre brukere,
   •  Merk filen, velg Share, velg Specific people via valget > og velg settings Allow editing. Klikk apply og angi deretter navn på bruker
   • (Se mer om samhandling via nettkurset Digitale ferdigheter/UiA)
3. For å bruke dokumentet sammen med EndNote må du velge "Open in Word" (da åpnes dokumentet i Word på din maskin)

Kilder i dokumentet som er satt inn via EndNote

Kilder kan settes inn i dokumentet via hver enkelt brukers EndNote bibliotek (alternativt kan man dele et bibliotek - eller grupper av kilder i et bibliotek og bruke disse kildene i dokumentet, se mer om dette nedenfor)

• Et Word dokument som inneholder kilder som er formaterte vil inneholde all informasjon om kilden (Traveling library).
• Insert Citation og sett inn på vanlig måte, du vil finne kilder i dokumentet som er satt inn av bruker du samarbeider med og som allerede finnes i dokumentet (traveling library), eller fra ditt EndNote bibliotek
• Kilder som du ikke har i eget bibliotek vil kunne eksporteres fra Word dokumentet til ditt EndNote bibliotek.

Merk følgende

1. Stilen som skal brukes bør finnes hos alle som endrer dokumentet. Bruker man en stil som ikke følger programmet, feks norsk versjon av APA bør denne stilen heter det samme hos alle som skriver på dokumentet. Se OBS nedenfor
2. Dersom man setter inn henvisninger i et dokument, og disse beholdes formaterte, vil dokumentet innehold alle opplysningene om kilden,
3. via Travelling library funksjonen kan man eksportere kilder fra et Word dokument som ikke finnes i eget bibliotek. Se Export to EndNote > Export travelling library (MAC: se Tools > Traveling library). De kildene som ikke fra før finnes i biblioteket vil bli kopiert

Figur: Normalt settes henvisningen til kilden inn ferdig formatert (Instant formatting is on), og kilden i tekst vises slik Style (stilen) bestemmer. 

Viktige punkter

• MERK det kan være behov for å sette henvisningene uformaterte, da forsvinner litteraturlisten og henvisningen i tekst vises uformatert {forfatter, år #id}. #Id nummer er id nummer (Record number) fra brukers bibliotek som kilden er satt inn med
• For å skru på formattering kreves det at bruker har et EndNote bibliotek som inneholder denne kilden. Kopier kilder som ikke finnes i ditt bibliotek via Export – travelling library - før kildene settes ufomaterte.
• Flyttes – eller slås flere dokumenter sammen, kan man kopiere tekst med formaterte kilder, men uten litteraturlisten. Når alt er slått sammen – oppdater dokumentet og litteraturlisten settes inn på slutten av dokumentet. Alternativt sett kilder uformaterte og kopier all tekst, skur deretter på formateringen via Update citations & bibliography. Merk: Du kan ikke formatere kilder som ikke finnes i ditt EndNote bibliotek

Alternativt

Samarbeid i WORD med et felles EndNote bibliotek

1. Alle brukere har en EndNote online konto og synkronisert sitt EndNote bibliotek til denne kontoen
2. En av deltakerne deler sitt bibliotek til de andre - File Share library. Dersom deltakere også skal kunne legge inn kilder i dette biblioteket må read & Write velges 
3. De andre deltakerne åpner dette biblioteket når de skal skrive sammen og bruker dette mot Word. File - Open shared library. 
4. Se ellers ovenfor

Samarbeid i WORD med deling av grupper av kilder

1. Alle brukere har en EndNote online konto og synkronisert sitt EndNote bibliotek til denne kontoen
2. Opprett en gruppe som skal deles, legg alle delte kilder i denne. Se gruppe menyen, høyreklikk legg til en ny gruppe. Gi navn til gruppen, høyreklikk, edit group og gi nytt navn, Høyreklikk og velg Share group
3. Legg til kilder i gruppen, merk kilder høyreklikk og velg add to riktig gruppe
4. OBS se ovenfor punkt ad aktiviering av kilder i EndNote web og pålogging preference i Word
5. I Word Insert citation, velg søk fra shared library

Det anbefales at man skjuler spor endringer, da dette kan skape krøll når man skriver

"hvis problemet er treghet eller at Word låser seg når du flytter tekstpartier (med referanser) i dokumentet ditt, kan en forklaring være at du bruker funksjonen "Spor Endringer"/”Track Changes”. Ønsker du å bruke denne funksjonen, sørg for at den er satt til ”Final” i stedet for ”Final: Show Markup”,  se https://www.alfasoft.com/no/produkter/dokumentverktoy/endnote/endnote-support/381-endnote-word-problem-1.html 

SJEKK stilen som er brukt i dokumentet

Dersom stilen ikke finnes på din maskin - Endre til en standardstil, stilen kan ev endres senere til en annen stil. Stilen som skal brukes bør finnes hos alle som endrer dokumentet, med samme navn. Om man bruker en stil som ikke følger endnote programmet, sørg for at stilen finnes hos alle, lagret med samme navn. 

Stiler som ikke følger programmet lagres normalt automatisk i dokumentmappen > EndNote > Styles - Du kan eventuelt endre stilnavnet (navn på filen)

Se informasjon fra EndNote

EndNote versjon 21 kan lastes ned fra UiA. Se installasjonsguide. Tidligere versjoner avinstallers først

Sett opp Synk, enable synk EndNote online. Se synkronisering

nytt EndNote 21, se 

https://support.clarivate.com/Endnote/s/article/Google-Docs-CWYW?language=en_US

—-

Google drive kan ikke brukes sammen med EndNote 20 og eldre versjoner, på samme måte som Word. Du må sette inn henvisninger til kilder uformattert. Når du er ferdig med dokumenetet kan det eksportere som et word fil  og åpnes på maskinen for å formatere kilder via EndNote (alterantivt om du ikke har Word installert på maskinen som en rtf fil).

1. Sett inn kilder uformatert. Merk kilde i biblioteket, høyreklikk > Copy og lim inn i dokumentet. Da vises kilden uformatert. (Dersom du bruker Copy formatted blir kilden formatert, i ren tekst, slik at litteraturlisten blir ikke skrudd på, eller kan ikke skrus på).
2. Når dokumentet er ferdig, konverter dokumentet til Word og formater kildene via EndNotes verktøylinje Update Citations & BIbliography (alternativt via Instant formatting is on)
3. Alle kildene bør finnes i denne brukers bibliotek, alternativt kan dokumentet gå videre til bruker 2 for de kilder som ikke ble formatterte pga. manglende kilder i bruker 1 sitt bibliotek.