Skip to main content

EndNote

Brukerstøtte EndNote

Samarbeid, Word (Onedrive)/Google drive, og EndNote kilder

  1. Skrive i samme dokument men bruke hvert sitt bibliotek
  2. Skrive sammen ved å dele kildene i en delt gruppe 
  3. Skrive sammen ved å dele et helt EndNote bibliotek

Merk:

  • Det er ikke nødvendig å dele bibliotek (eller grupper av kilder) for å skrive sammen på et dokument
  • Et Word dokument som inneholder kilder som er formaterte vil inneholde all informasjon om kilden (Traveling library).
  • Kilder som du ikke har i eget bibliotek vil kunne eksporteres fra Word dokumentet til ditt EndNote bibliotek. 
  • Settes kildene uformaterte (av og til er det nødvendig) - må kildene finnes i brukers bibliotek for å kunne bli formaterte. 
  • I Google drive kan ikke EndNote benyttes direkte, løsning er å sette inn kilder uformattert. Se mer om dette nedenfor

Dele dokument, skrive sammen samtidig

Dele EndNote bibliotek - kilder fra et EndNote bibliotek

Dele EndNote bibliotek, eller grupper av kilder

Merk: Ikke del et EndNote bibliotek via "skybaserte" løsninger som Onedrive, iCloud, Dropbox eller lignende! Se "The little EndNote how to book" kap 7, s. 85-

 

  1. EndNote har mulighet for å dele kilder i grupper med andre - alternativt kan du dele hele biblioteket ditt med andre brukere (Det er også mulig å eksportere kilder til en annen bruker, se mer om dette nedenfor)
  2. Forutsetninger er at biblioteket til brukere som deler og får delt kilder er synkronisert mot EndNote Online (web)
  3. Kommandoer:
    • Dele bibliotek: File - Share. 
      • Angi brukers epostadresse (den epost adressen som er knyttet til brukers EndNote web konto)
      • Bruker som får delt bibliotek, vil deretter motta en epost og må akspetere invitasjonen
    • Åpne et bibliotek som du har fått delt: File - Open Shared library (Merk: Du må først akspetere invitasjonen før biblioteket kan åpnes, se ovenfor)
    • Dele kilder i en gruppe: Share group
  4. Dersom du har fått dele grupper av kilder, og disse skal brukes i Word gjør følgende
    • Aktiver kildene for bruk i Word via EndNote web , logg på Velg Organize og Other's group. Hak av for bruk i Word (Cite while you write)
    • Når du skal velge å sette inn kilder fra delt gruppe, velg Insert citation som vanlig, men sørg for å søke i Shared group. EndNote vil da søke etter kilder fra alle dine delte grupper. 

Figur: EndNote web, Klargjøre kilder for bruk i Word fra delt gruppe. Se Organize > Other's Groups - Hak av for Cite while you write

 

Figur: I Word, velg Insert Citations - søk etter kilde i delt gruppe, klikk Find

 

Merk:

  • Det er ikke nødvendig å dele bibliotek (eller grupper av kilder) for å skrive sammen på et dokument
  • Et Word dokument som inneholder kilder som er formaterte vil inneholde all informasjon om kilden (Traveling library).
  • Kilder som du ikke har i eget bibliotek vil kunne eksporteres fra Word dokumentet til ditt EndNote bibliotek. 
  • Settes kildene uformaterte (av og til er det nødvendig) - må kildene finnes i brukers bibliotek for å kunne bli formaterte

Eksportere kilder fra et bibliotek til et annet

  1. Merk kilder som skal eksporteres
  2. Kommando File > Export
  3. Angi navn og plassering. HUSK output style: Refman RIS
  4. Filen lagres som en .txt fil
  5. Send filen på epost til bruker som skal importere kildene

I biblioteket som skal importere kildene

  1. I ditt EndNote biblitoek, velg kommando: File - Import
  2. Velg filen og import option RIS
  3. OBS dersom dette ikke fungerer i MAC; endre filendelsen på filen til.ris  og dobbeltklikk på filen (skal normalt åpnes i EndNote biblioteket om du har dette åpent). Dersom filen ikke åpnes i EndNote kan du forsøke å  dra deretter filen over i EndNote doc'en (Du må ha ditt ENdNote bibliotek åpent). For alltid å åpne RIS filer med EndNote, kan du sette dette som standard: Høyreklikk på filen, Velg vis info (Get infor) - velg program for å åpne filen med.

Figur: Import option RIS format (Windows)

 

Merk at tilhørende PDF'er knyttet til kildene ikke blir med dersom denne metoden brukes. Ønsker du at din medbruker også skal få tilgang til disse, bruk alternativt metode; lage et Compressed library (samme metode som brukes for å ta backup/sikkerhetskopi av ditt bibliotek)

 

WORD - skrive sammen via OneDrive (Office365) og bruk av kilder fra EndNote bibliotek

Dele et Word dokument via Onedrive (Office.com/innsia.uia.no)

  1. Opprett et dokument og lagre i Onedrive. Logg på innsia.uia.no - alternativt Office.com. Dersom du bruker din UiA konto logger du på med ditt brukernavn etterfulgt av @uia.no
  2. Del filen med andre brukere,
    •  Merk filen, velg Share, velg Specific people via valget > og velg settings Allow editing. Klikk apply og angi deretter navn på bruker
    • (Se mer om samhandling via nettkurset Digitale ferdigheter/UiA)
  3. For å bruke dokumentet sammen med EndNote må du velge "Open in Word" (da åpnes dokumentet i Word på din maskin)

Kilder i dokumentet som er satt inn via EndNote

Kilder kan settes inn i dokumentet via hver enkelt brukers EndNote bibliotek - alternativt kan man dele et bibliotek - eller grupper av kilder i et bibliotek og bruke disse kildene i dokumentet.

Merk følgende

  1. Stilen som skal brukes bør finnes hos alle som endrer dokumentet. Bruker man en stil som ikke følger programmet, feks norsk versjon av APA bør denne stilen heter det samme hos alle som skriver på dokumentet. Se OBS nedenfor
  2. Dersom man setter inn henvisninger i et dokument, og disse beholdes formaterte, vil dokumentet innehold alle opplysningene om kilden,
  3. via Travelling library funksjonen kan man eksportere kilder fra et Word dokument som ikke finnes i eget bibliotek. Se Export to EndNote > Export travelling library (MAC: se Tools > Traveling library). De kildene som ikke fra før finnes i biblioteket vil bli kopiert

Figur: Normalt settes henvisningen til kilden inn ferdig formatert (Instant formatting is on), og kilden i tekst vises slik Style (stilen) bestemmer. 

Viktige punkter

  • MERK det kan være behov for å sette henvisningene uformaterte, da forsvinner litteraturlisten og henvisningen i tekst vises uformatert {forfatter, år #id}. #Id nummer er id nummer (Record number) fra brukers bibliotek som kilden er satt inn med
  • For å skru på formattering kreves det at bruker har et EndNote bibliotek som inneholder denne kilden. Kopier kilder som ikke finnes i ditt bibliotek via Export – travelling library - før kildene settes ufomaterte.
  • Flyttes – eller slås flere dokumenter sammen, kan man kopiere tekst med formaterte kilder, men uten litteraturlisten. Når alt er slått sammen – oppdater dokumentet og litteraturlisten settes inn på slutten av dokumentet. Alternativt sett kilder uformaterte og kopier all tekst, skur deretter på formateringen via Update citations & bibliography. Merk: Du kan ikke formatere kilder som ikke finnes i ditt EndNote bibliotek

Samarbeid i WORD med et felles EndNote bibliotek

  1. Alle brukere har en EndNote online konto og synkronisert sitt EndNote bibliotek til denne kontoen
  2. En av deltakerne deler sitt bibliotek til de andre - File Share library. Dersom deltakere også skal kunne legge inn kilder i dette biblioteket må read & Write velges 
  3. De andre deltakerne åpner dette biblioteket når de skal skrive sammen og bruker dette mot Word. File - Open shared library. 
  4. Se ellers ovenfor

Samarbeid i WORD med deling av grupper av kilder - Fra EndNote X9 desktop versjonen

  1. Alle brukere har en EndNote online konto og synkronisert sitt EndNote bibliotek til denne kontoen
  2. Opprett en gruppe som skal deles, legg alle delte kilder i denne. Se gruppe menyen, høyreklikk legg til en ny gruppe. Gi navn til gruppen, høyreklikk, edit group og gi nytt navn, Høyreklikk og velg Share group
  3. Legg til kilder i gruppen, merk kilder høyreklikk og velg add to riktig gruppe
  4. OBS se ovenfor punkt ad aktiviering av kilder i EndNote web og pålogging preference i Word
  5. I Word Insert citation, velg søk fra shared library

OBS

OBS

Det anbefales at man skjuler spor endringer, da dette kan skape krøll når man skriver

"hvis problemet er treghet eller at Word låser seg når du flytter tekstpartier (med referanser) i dokumentet ditt, kan en forklaring være at du bruker funksjonen "Spor Endringer"/”Track Changes”. Ønsker du å bruke denne funksjonen, sørg for at den er satt til ”Final” i stedet for ”Final: Show Markup”,  se https://www.alfasoft.com/no/produkter/dokumentverktoy/endnote/endnote-support/381-endnote-word-problem-1.html 

 

SJEKK stilen som er brukt i dokumentet

Dersom stilen ikke finnes på din maskin - Endre til en standardstil, stilen kan ev endres senere til en annen stil. Stilen som skal brukes bør finnes hos alle som endrer dokumentet, med samme navn. Om man bruker en stil som ikke følger endnote programmet, sørg for at stilen finnes hos alle, lagret med samme navn. 

 

Stiler som ikke følger programmet lagres normalt automatisk i dokumentmappen > EndNote > Styles 

Google drive - og bruk av kilder fra EndNote bibliotek

Google drive kan ikke brukes sammen med EndNote på samme måte som Word. Du må sette inn henvisninger til kilder uformattert. Når du er ferdig med dokumenetet kan det eksportere som et word fil  og åpnes på maskinen for å formatere kilder via EndNote (alterantivt om du ikke har Word installert på maskinen som en rtf fil).

  1. Sett inn kilder uformatert. Merk kilde i biblioteket, høyreklikk > Copy og lim inn i dokumentet. Da vises kilden uformatert. (Dersom du bruker Copy formatted blir kilden formatert, i ren tekst, slik at litteraturlisten blir ikke skrudd på, eller kan ikke skrus på).
  2. Når dokumentet er ferdig, konverter dokumentet til Word og formater kildene via EndNotes verktøylinje Update Citations & BIbliography (alternativt via Instant formatting is on)
  3. Alle kildene bør finnes i denne brukers bibliotek, alternativt kan dokumentet gå videre til bruker 2 for de kilder som ikke ble formatterte pga. manglende kilder i bruker 1 sitt bibliotek. 
Eksempel på uformaterte kilder
#n = Record number (ID) for kilden i brukers bibliotek
 
Hvordan skal henvisningen vises i teksten

Skrives inn slik 

 

(Forfatter, år) {Olsen, 2016 #44}
(Forfatter, år, sidetall) {Olsen, 2016 #44@5

Se mer informasjon fra USN biblioteket, og demo fra Aalborg universitetsbibliotek nedenfor

FAQ

Word Track Changes:

Word låser seg .. kan skyldes Spor Endringer"/”Track Changes -

se også EndNote FAQ Issues with Track Changes

Forklaring av EndNotes Record Number, db-id, guid, og hva som skjer når du deler et bibliotek eller samarbeider om samme Word dokument shared libraries, groups and working together in same Word document- Se informasjon fra Alfasorft